מדריכים

כל הסבר שמופיע בתוך המערכת נמצא גם כאן, כדי שאפשר יהיה לקרוא הכול ברצף. אותו טקסט בדיוק — לא גרסה מקוצרת.

לבעלי האירוע

סקירת האירוע

כל המספרים של האירוע במסך אחד, ומה שדורש טיפול קופץ למעלה.

מה זה ״שיעור מענה״?
כמה מהרשומות ענו משהו — מאשר, מסרב או אולי. רשומה שלא ענתה נספרת כלא-מגיבה גם אם שלחנו לה חמש הודעות.
למה המספרים לא זהים למספר האורחים?
היחידה כאן היא ההזמנה, לא האדם. ״משפחת כהן — 4 מקומות״ היא רשומה אחת עם ארבעה מקומות. ספירת המנות סופרת אנשים, שיעור המענה סופר רשומות.
מתי המתנות מופיעות?
סכומי המתנות נחשפים לכם למחרת האירוע ב-10:00, כדי שלא תעקבו אחריהן במהלך הערב. אפשר לשנות בהגדרות.

רשימת המוזמנים

הרשימה עצמה — ייבוא, חיפוש, קבוצות והקישור האישי של כל אורח.

איך מייבאים?
מעתיקים מאקסל ומדביקים, או מעלים קובץ CSV. המערכת מזהה לבד את העמודות לפי הכותרות — בעברית או באנגלית — ומראה לכם מה היא הבינה לפני שמייבאים.
מה קורה עם כפילויות?
אותו טלפון, או אותו שם בדיוק — הרשומה לא נוספת שוב, ואנחנו אומרים לכם בדיוק מי דולגה. שם דומה אבל לא זהה — ״משפחת כהן״ מול ״משפחת כוהן״ — כן נוסף, ומסומן לכם לבדיקה: זה יכול להיות אותה משפחה בשני כתיבים, ויכול להיות שתי משפחות שונות. את זה רק אתם יודעים.
למה חשוב לסמן קבוצה וצד?
מנוע ההושבה מקבץ לפי צירוף של קבוצה וצד. ״עבודה של החתן״ ו״עבודה של הכלה״ הם שני שולחנות שונים, ובלי הסימון הם יתערבבו.
מה זה הקישור האישי?
לכל רשומה יש כתובת משלה. מי שמחזיק בקישור יכול לענות בשם הרשומה, ולכן הוא אישי — לא לשתף אותו בקבוצה.

אישורי הגעה

מי ענה, מי לא, ולמי כדאי להתקשר קודם.

לפי מה ממוינת רשימת המעקב?
לפי גודל הרשומה, מהגדולה לקטנה. שיחה אחת למשפחה של שישה מחזירה שישה מקומות; שיחה לרשומה של אחד מחזירה אחד.
מה עושים עם ״אולי״?
מתקשרים. ״אולי״ הוא לא נתון שאפשר להזמין לפיו מנות, והאולם צריך מספר סופי.
רשומה בלי טלפון?
לא ניתן לשלוח לה כלום. הוסיפו טלפון ברשימת המוזמנים, או סמנו את התשובה ידנית אחרי שדיברתם.

ההזמנה

איפה האורחים עונים, ומה הם רואים כשהם מגיעים.

בוט או דף — מה עדיף?
בוט הוא הכי מהיר לאורח: הוא עונה על כפתורים בלי לצאת מוואטסאפ, ואחוזי המענה גבוהים יותר. דף מעוצב הוא מה שמראים לחברים. שניהם באותו מחיר.
התמונה נראית חתוכה או כהה מדי
יש מחוון להכהיית התמונה, עם רצפה מכוונת — הכותרת חייבת להישאר קריאה על כל צילום. תמונה לגובה עובדת טוב יותר מתמונה לרוחב.
למה יש תאריך עברי?
כי כך מודפסת הזמנה בישראל. אנחנו כותבים אותו בגימטריה — ל׳ באב התשפ״ו — ולא ״30 באב 5786״, שנראה כמו פלט של מחשב.

הודעות

רצף של שבע הודעות, מתוזמן לבד — ואפשר להזיז כל אחת.

צריך לשלוח ידנית?
לא. כל הודעה יוצאת בתאריך שנקבע לה. אם לא תיגעו בכלום, הרצף כולו יעבוד.
למה הודעת המתנה יום לפני ולא ביום עצמו?
ביום האירוע האורחים בדרכים ולא פותחים קישורים, ומי שלא מגיע עדיין רוצה לתת. יום לפני תופס את שניהם.
יש תאריך שכבר עבר, מה עושים?
זה קורה כשהאירוע נקבע בהתראה קצרה — ״שמרו את התאריך״ ברירת מחדל הוא 60 יום לפני. בחרו תאריך חדש, וההודעה תצא בו.

סידורי הושבה

מנוע שפותר אילוצים, לא קנבס שגוררים עליו.

מה זה ״אילוץ קשיח״?
כלל שאי אפשר להפר. משפחה שסומנה ״חייבים יחד״ ממוזגת ליחידה אחת עוד לפני הפתרון, ולכן אין מהלך שיכול לפצל אותה — לא רק שהמנוע מנסה לא לפצל.
מה קורה כשמישהו מבטל?
ההושבה מסתדרת מחדש לבד, ומכבדת את מה שנעלתם. נעילה של שולחן שומרת עליו גם בהרצה מחדש.
בחרתי תבנית וזה מחק את השיבוץ
החלפת פריסה מחליפה את השולחנות עצמם, ולכן השיבוצים הישנים לא יכולים לשרוד. המערכת מזהירה על כך לפני האישור.

התפריט

בוחרים תפריט של האולם, ומרכיבים בתוכו.

כמה מנות אפשר לבחור?
האולם קובע לכל קטגוריה כמה מותר. כשמגיעים למקסימום, בחירה נוספת מחליפה את הראשונה שבחרתם.
קיבלתי אזהרה על מנה צמחונית
אורחים הצהירו שהם צמחונים או טבעונים, ואף מנה עיקרית שבחרתם לא מתאימה להם. בחרו מנה שמסומנת כמתאימה — היא ברשימה.
למה אני לא רואה מחירים?
המחיר הוא משא ומתן שלכם מול האולם, ולא מספר שהמערכת מפרסמת. האולם רואה אותו בצד שלו.

מתנות באשראי

האורח נותן מהנייד, והכסף עובר ישירות אליכם.

הכסף עובר דרככם?
לא. הוא עובר ישירות אליכם דרך סולק מורשה במודל sub-merchant. אנחנו לא מחזיקים כספים בשום שלב — פלטפורמה שמחזיקה כספי צד שלישי הופכת לגוף פיננסי מפוקח.
מי משלם את העמלה?
עמלת הסליקה מתווספת לחיוב של האורח ומוצגת לו בשקלים לפני האישור. סכום המתנה שהוא בחר מגיע אליכם במלואו.
מתי הכסף מגיע?
לפי תנאי הסולק, בהעברה מרוכזת אחרי האירוע. התנאים המדויקים נקבעים מול הסולק בהסכם שלכם.

משימות

מה עוד פתוח, מי אחראי ועד מתי — כולל מה שדילגתם עליו בהקמה.

מאיפה מגיעות המשימות?
אתם מוסיפים אותן. בנוסף, כל שלב הקמה שדילגתם עליו מופיע כאן מעצמו — לא כמשימה שנשמרה, אלא כתזכורת חיה שנעלמת ברגע שתשלימו את ההגדרה.
מה זה ״עבר התאריך״?
משימה שתאריך היעד שלה חלף והיא עדיין לא סומנה כהושלמה. אותן משימות מופיעות גם בסקירה, כדי שלא תצטרכו להיכנס לכאן כדי לגלות.
אפשר לשייך משימה לספק?
תשלומים לספקים מנוהלים במסך הספקים ומופיעים ביומן בנפרד. המשימות כאן הן דברים שצריך לעשות, לא סכומים שצריך לשלם.

ספקים

מי מספק מה, כמה זה עולה, כמה כבר שולם ומתי התשלום הבא.

איך זה מתחבר לתקציב?
כל ספק משויך לקטגוריית תקציב, וההוצאה בפועל בכל קטגוריה מחושבת מהספקים שבתוכה. אין מה לעדכן ידנית בשני מקומות.
מה קורה כשעובר תאריך תשלום?
התשלום מסומן כאיחור ומופיע בסקירה וביומן. תשלום שסומן כשולם לא יופיע שם גם אם התאריך עבר.

תקציב

מה תכננתם מול מה שכבר התחייבתם אליו, לפי קטגוריה.

למה אני לא יכול לערוך את ההוצאה בפועל?
היא מחושבת מהספקים המשויכים לקטגוריה. מספר שאפשר להקליד הוא מספר שמתיישן — לעדכן ספק זה המקום היחיד.
המתנות מקזזות את התקציב?
לא. הן מוצגות לצידו כקיזוז ולא מופחתות ממנו, כי הן מגיעות אחרי שרוב ההוצאות כבר שולמו.
מה קורה כשמוחקים קטגוריה?
אם יש בה סכומים המערכת תשאל פעם אחת לפני. הספקים עצמם לא נמחקים — הם עוברים ל״ללא קטגוריה״.

מוקד שיחות

מי עוד לא ענה, ממוין לפי מי ששווה להתקשר אליו קודם.

איך נקבע הסדר?
קודם מי שיש בעיה במספר שלו, אחר כך מי שהכי פחות ניסינו להשיג, ואז לפי גודל הרשומה — משפחה של חמישה שווה חמישה מקומות.
למה מישהו נעלם מהתור?
כי הוא ענה, בכל ערוץ. התור נגזר בזמן אמת ולא נשמר, כדי שלא תתקשרו למי שאישר בוואטסאפ לפני חצי שעה.
מה זה ״טרם נשלחה אליהם תזכורת״?
בדיוק מה שכתוב. אין טעם להאשים מישהו שלא הגיב להודעה שעוד לא יצאה — הנימוק הזה מופיע כדי שתדעו לשלוח קודם.

הסעות

מתי נסגרות התשובות, איך נספרים המקומות, ומי נחשב ״טרם ענה״.

חייבים להגדיר הסעות?
לא. הסקטור אופציונלי — אירוע יכול לרוץ בלי אף נקודת איסוף, ואז המסך פשוט לא מבקש מכם כלום.
מתי נסגרות התשובות?
אתם קובעים כמה ימים לפני האירוע, והמועד נגזר מתאריך האירוע בכל פעם מחדש. דחיית האירוע מזיזה גם את מועד הסגירה, בלי שתצטרכו לגעת בכלום.
מה קורה כשנגמרים המקומות?
המקומות נספרים מהתשובות עצמן, ולכן המספר שאתם רואים הוא המצב עכשיו. נקודה בלי קיבולת מוגדרת לא מציגה ״נשארו״ — אין ממה לחסר.
למה רשומה מופיעה ב״טרם ענו״?
כי לא נרשמה תשובה עבורה — לא ״צריך״ ולא ״לא צריך״. זו רשימת מי שכדאי להזכיר לו. מי שכבר הודיע שאינו מגיע לאירוע לא מופיע בה: אין טעם לרדוף אחריו בשאלה על אוטובוס.
איך המוזמנים עונים?
בהודעת ההסעות יש קישור לשאלה אחת — צריכים מקום, ומאיפה. הקישור אישי לכל הזמנה, ולכן אין קישור אחד לשתף בקבוצה. הוא נסגר לבד במועד שקבעתם.
מה ההבדל בין נקודת איסוף לנקודת פיזור?
נקודת איסוף היא הסעה בפני עצמה: מקום אחד, שעה אחת ואוטובוס אחד. נקודת פיזור היא רק תחנה — אותו אוטובוס חוזר עובר בכל נקודות הפיזור בדרך, ולכן השעה והמקומות שייכים ליציאה ולא לתחנה. לכן נקודת פיזור לא מבקשת מכם שעה.
אפשר כמה הסעות חזרה?
כן, וזה הסידור הרגיל: יציאה מוקדמת למשפחות עם ילדים ומאוחרת לסוף הערב. כל יציאה עוברת בכל נקודות הפיזור, ולכל אחת קיבולת משלה וקישור נהג משלה.
למה מספר המקומות בחזור נשאל בנפרד?
כי הוא כמעט אף פעם לא זהה. ארבעה עלו מתל אביב ושניים נשארים עד הסוף — זה המקרה הרגיל, ואם החזור נספר לפי ההלוך תזמינו אוטובוס גדול מדי. בסיכום למעלה מופיעים שני המספרים: כמה רק הלוך, וכמה הלוך וחזור.
מה הנהג של החזור רואה?
אותו דבר שרואה נהג ההלוך — שמות ומספר מקומות בלבד — אבל הרשימה שלו ממוינת לפי נקודת הפיזור ולא לפי שם, כי זה סדר הירידה מהאוטובוס. הסימון שלו נכתב בעמודה נפרדת ולא נוגע בשאלה מי עלה בבוקר.

יומן

כל מה שיש לו תאריך: משימות, תשלומים, שליחות מתוזמנות והאירוע עצמו.

למה יום מסוים מסומן?
כל נקודה בתא היא פריט מסוג אחר, לפי המקרא מתחת ללוח. פריט שעבר את תאריכו מסומן בטבעת.

צוות האירוע

מי מעורב באירוע ומה כל אחד רשאי לראות.

למה אני לא יכול להגדיר הרשאה לאדם מסוים?
ההרשאות ניתנות לגוף — לזוג, לאולם או למפיק — וכל מי שחבר באותו גוף מקבל אותן. כדי לשנות מה מישהו רואה, משנים את התפקיד שלו בגוף שלו.
האולם רואה את רשימת המוזמנים?
לא. אולם מקבל ספירות בלבד. השמות והטלפונים הם מידע אישי שלכם, והאולם לא צריך אותם כדי לתמחר מנות.

אלבום משותף

שתי תיקיות, מי מעלה לכל אחת, ומה האורחים רואים.

למה שתי תיקיות?
התמונות של הצלם והתמונות של האורחים הן שני דברים שונים — מסתכלים עליהן בזמנים שונים ומסיבות שונות. שלוש מאות תמונות של צלם מעורבבות בארבעים תמונות מהטלפון פשוט מעלימות את הארבעים.
מי מעלה לתיקייה של הצלם?
אתם. כשהצלם מוסר לכם את התמונות, מעלים אותן מהמסך הזה — אפשר לבחור הרבה קבצים יחד. עד 10MB לתמונה.
האורחים צריכים אפליקציה?
לא. הקישור האישי שקיבלו כולל גם את האלבום.
אפשר להסתיר תמונה?
כן. תמונה מוסתרת נשארת אצלכם ולא מוצגת לאף אחד אחר — לא לאורחים ולא למי שקיבל את קישור השיתוף.
מה זה הקישור לשיתוף?
קישור אחד לכל האלבום, לשלוח בקבוצה — גם למי שלא היה מוזמן. מי שפותח אותו רואה תמונות בלבד, ולא יכול להעלות: העלאה נשארת בקישור האישי, שבו לתמונה יש שם.
מה זה ״מציאת התמונות של כל אורח״?
קיבוץ פרצופים שחוזרים באלבום, כדי שאורח יבחר את הפרצוף שלו ויקבל את כל התמונות שהוא בהן. זה מעבד מידע ביומטרי על אנשים שלא נרשמו למערכת, ולכן הוא כבוי כברירת מחדל, דורש אישור מפורש שלכם, מוצג לאורחים על העמוד — וכיבוי שלו מוחק את הנתונים גם אצל הספק החיצוני ולא רק אצלנו.
איך מפעילים את קיבוץ הפרצופים בפועל?
אחרי האישור מופיע כפתור ״לקבץ את האלבום״. הוא סורק את התמונות שטרם נסרקו ומקבץ פרצופים חוזרים, ומדווח כמה תמונות נסרקו וכמה פרצופים שונים נמצאו. זה לא רץ לבד ולא ברקע: כל סריקה עולה כסף ומעבדת פנים של אנשים, ולכן היא קורית רק כשאתם לוחצים.
הצלם מסר תמונות אחרי שכבר קיבצנו
לחצו שוב. כל הרצה סורקת רק את מה שטרם נסרק, ואז בונה את הקיבוץ מחדש על כל האלבום — כי תמונה קבוצתית אחת חדשה היא בדיוק מה שמוכיח ששני פרצופים שהופרדו קודם הם אותו אדם.
תמונה שהסתרנו נסרקת?
לא. תמונה מוסתרת לא נשלחת לספק בכלל, וגם לא נכנסת לקיבוץ. ״הסתרנו״ אומר הסתרנו עד הסוף, לא רק מהרשת.
האורחים רואים את השמות של מי שבתמונות?
אין שמות. פרצוף לא מקושר לאף מוזמן ולא נשמר עם שם — האורח מזהה את עצמו, לוחץ, ומקבל את התמונות שלו. גם הבחירה שלו לא נשמרת אצלנו. אחרת זה היה מרשם של מי הגיע לחתונה שלכם, וזה דבר אחר לגמרי.
שלחנו הודעת תודה והאלבום כמעט ריק
ההודעה יוצאת יום אחרי האירוע, והצלם מוסר תמונות שבועות אחר כך. הקישור לא משתנה — האלבום פשוט גדל מתחתיו, ומי שישמור אותו יראה בהמשך גם את תמונות הצלם.

אסמכתאות

כל חיוב, העמלה שנגבתה עליו, ומה כבר הועבר לחשבון שלכם.

מתי הכסף מגיע?
לפי תנאי הסולק, בהעברה מרוכזת אחרי האירוע. מתנה שנפרסה לתשלומים מגיעה לאורך התשלומים ולא בבת אחת.
מה זה ״נדרש בירור״?
חיוב שהסולק סימן כחריג — למשל ניסיון חיוב שנכשל או זיכוי. אלה השורות שדורשות מכם משהו.

דוחות

המספרים של האירוע, מחושבים מהנתונים החיים.

המספרים כאן זהים לסקירה?
כן. שניהם נגזרים מאותן שורות בזמן הצגה — אין כאן עותק נפרד שיכול להתיישן.

האולם בלייב

מי הגיע, כמה מקומות תפוסים ומה קורה עכשיו בערב האירוע.

מתי המסך הזה מתעדכן?
בכל רישום הגעה בעמדת הקבלה. אם הוויפיי באולם נפל, הרישומים ממתינים במכשיר ומסתנכרנים כשהחיבור חוזר.

הגדרות האירוע

השמות, התאריך, פרטי המקום ומתי דברים נחשפים.

מה זה ״מתי המתנות נחשפות״?
עד המועד הזה תראו כמה מתנות התקבלו אבל לא את הסכומים ולא את הברכות. ברירת המחדל היא 10:00 למחרת האירוע, כדי שתקראו אותן ברוגע.
איך עמלת הסליקה מוצגת?
היא מתווספת לחיוב של האורח ומוצגת לו מפורשות לפני האישור. היא אינה יורדת מסכום המתנה שבחר.

לאולמות ולמפיקים

עמדת קבלת פנים

מוצאים אורח, מאשרים הגעה, נותנים מספר שולחן. גם בלי קליטה.

מה אם אין אינטרנט באולם?
העמדה מחזיקה את כל הרשימה מקומית. רישומים נכנסים לתור ומסתנכרנים כשהחיבור חוזר — אפשר לעבוד ערב שלם בלי רשת.
איך מחפשים?
בשם או בארבע ספרות אחרונות של הטלפון. החיפוש סלחני בעברית: ״כהן״ ימצא גם ״כוהן״.
אורח שלא ברשימה
מוסיפים אותו בעמדה, והמנוע משבץ אותו לשולחן פנוי מיד. הוא נכנס לספירה כמו כולם.

יומן האולם

שלושת החודשים הקרובים, ובכל ערב תפוס — ספירת המנות שלו.

מה המספר בתא?
המנות המאושרות לאותו ערב. קו מפריד הוא ערב שנסגר אבל הזוג עדיין לא התחבר, ולכן אין ממה לספור.

עמדות קבלה

הנפקת קוד לכל טאבלט בכניסה, וביטולו אם מכשיר הולך לאיבוד.

למה צריך קוד?
כי מאחורי המסך הזה יש רשימת מוזמנים עם שמות. בלי קוד, כל מי שראה את הכתובת פעם אחת היה יכול לפתוח אותה.
איבדנו את הקוד, אפשר לראות אותו שוב?
לא. הוא מוצג פעם אחת ונשמר מגובב בלבד. הנפיקו קוד חדש — זה לוקח שנייה.
טאבלט נעלם. מה עושים?
לוחצים על סל האשפה ליד העמדה. המכשיר מנותק מיד, גם אם הוא פתוח באותו רגע.
כמה עמדות אפשר להפעיל?
כמה שצריך. כולן רואות את אותו מצב, וכל אחת מתבטלת בנפרד.

האולמות

כל משטח שמושיבים עליו אורחים, עם הסקיצה והקיבולת שלו.

יש לנו דשא, דק וגן עליון — זה אולם אחד או שלושה?
שלושה. כל משטח שמושיבים עליו הוא אולם כאן, עם סקיצה משלו וקטלוג שולחנות משלו — כי הדשא לוקח עגולים והדק לוקח שולחנות ארוכים, ורשימה אחת לשניהם נותנת פריסה שגויה לאחד מהם. באירוע פשוט בוחרים את המתאים.
למה המידות משנות?
כי הפריסות נבנות עליהן. חלל שהוגדר גדול מדי ייצור פריסה שלא נכנסת בפועל. את המידה קובעים בגרירה על הסקיצה מול שולחן אמיתי, לא בהקלדה מהזיכרון.

מצב המערכת

מה מחובר, מה לא, ומה חסום בצד שלישי.

למה משהו מסומן כלא מחובר?
או שחסרה הגדרה אצלנו, או שממתינים לאישור של גורם חיצוני. השורה אומרת מי משניהם, כדי שלא תחכו למשהו שתלוי בכם.

לוח האירועים

כל האירועים שסגרו אצלכם, עם המספר שאתם מזמינים לפיו.

מה זה ״בעלי האירוע: טרם התחברו״?
הזוג עוד לא נכנס עם הטלפון שרשמתם. זה האירוע שכדאי להרים אליו טלפון — בלי שהם נכנסים, הרשימה לא תיבנה.
למה אני לא רואה שמות אורחים?
הרשימה היא מידע אישי של הזוג על אנשים שלא התקשרו איתכם. אתם מקבלים ספירות, שזה מה שנדרש כדי להזמין מנות ולפרוס את האולם.
התראה על מקומות מיותרים
נפרסו הרבה יותר מקומות ממה שאושר. שווה לוודא מול הזוג לפני שמזמינים מנות — זה כסף אמיתי.

תפריטים

כותבים את המנות פעם אחת, וכל זוג מרכיב מתוכן.

מה זה ״כמה מנות הזוג רשאי לבחור״?
התקרה לכל קטגוריה. אם יש חמש עיקריות ומותר לבחור שתיים, הזוג בוחר שתיים מתוך החמש.
למה חובה מנה צמחונית?
אורחים מצהירים על צורך תזונתי, ואם אין מנה שמתאימה להם — הם יגלו את זה בערב האירוע. המערכת לא תשמור תפריט בלי לפחות מנה עיקרית אחת מתאימה.
מי רואה את המחירים?
אתם בלבד. הזוג מרכיב את אותו תפריט בלי לראות מחיר.

תבניות אולם

מציירים את החדר פעם אחת, וכל אירוע מתחיל ממנו.

למה יש טווח מוזמנים?
אותו אולם בפריסה ל-180 ובפריסה ל-320 הוא שני חדרים שונים. הטווח קובע לאיזה זוג התבנית תוצע.
למה השולחנות נצמדים לרשת?
כי אולם נפרס על רשת גם במציאות, ותוכנית ששולחנותיה סטו בשתי יחידות נראית רשלנית למי שצריך להציב אותם פיזית.

לא מצאתם תשובה? כתבו לנו לhello@savethedate.co.il ונענה.